Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Natlab Srl, con sede legale in Via Francesco Olgiati 26, 20143 Milano (MI), P.IVA/C.F. 11313850965. Per lo studio commercialista che invita il cliente, lo studio agisce quale autonomo titolare o contitolare per le finalità professionali proprie. Quando un’impresa utilizza direttamente il servizio per le proprie pratiche, i dati dei suoi referenti e dei soggetti indicati nelle pratiche sono trattati da Natlab Srl per l’erogazione del servizio richiesto dall’impresa. Contatto privacy: natlabsrl@pecimprese.it.

2. Dati trattati

Trattiamo le seguenti categorie di dati:

• dati anagrafici e di contatto (nome, email, dati identificativi dell’impresa);
• documenti e informazioni caricati tramite i collegamenti di raccolta;
• dati tecnici minimi necessari alla sicurezza (log di accesso, indirizzo IP, timestamp);
• contenuti delle comunicazioni email ricevute all’indirizzo di intake.

I documenti fiscali possono contenere dati che richiedono particolari cautele; sono trattati esclusivamente per le finalità indicate e con misure di sicurezza adeguate.

3. Finalità e base giuridica

• esecuzione del servizio richiesto e delle pratiche (art. 6.1.b GDPR);
• adempimento di obblighi legali e fiscali (art. 6.1.c GDPR);
• legittimo interesse alla sicurezza e alla prevenzione degli abusi (art. 6.1.f GDPR).

4. Modalità e collegamenti di raccolta

I collegamenti inviati via email per la raccolta dati sono personali, a scadenza e revocabili. Le relative pagine non vengono indicizzate né memorizzate nella cache. Il token di accesso non viene mai registrato in chiaro. Ogni accesso, caricamento e invio è tracciato per finalità di sicurezza e di audit.

5. Destinatari e responsabili

I dati sono accessibili al personale autorizzato di Espleta e allo studio o all’impresa committente. Non vendiamo i dati personali a terzi. Ci avvaliamo dei seguenti fornitori, che agiscono quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:

• Supabase e Vercel — hosting, database e archiviazione dei documenti caricati.
• OpenAPI — arricchimento dei dati d’impresa e trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio.
• Microsoft 365 — casella di posta di intake.
• Resend — invio della posta in uscita (notifiche, solleciti, inviti al portale).
• Stripe — gestione dei pagamenti.
• OpenRouter — analisi automatica dei documenti caricati. I documenti sono trasmessi al solo scopo di segnalare in via consultiva possibili anomalie: l’esito è sempre sottoposto a revisione umana e non determina in alcun modo l’esito della pratica.
• GoHighLevel — sincronizzazione delle comunicazioni nel CRM.

L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta scrivendo ai recapiti indicati al punto 1.

6. Trasferimenti extra-UE

Alcuni dei fornitori indicati al punto 5 — in particolare Vercel, Stripe, Resend, OpenRouter e GoHighLevel — possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR (clausole contrattuali standard o decisioni di adeguatezza).

7. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e agli obblighi di legge (in ambito fiscale, di norma fino a 10 anni), dopodiché sono cancellati o resi anonimi. I collegamenti di raccolta scaduti o revocati non consentono più l’accesso.

8. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, nonché proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). Le richieste vanno inviate a natlabsrl@pecimprese.it.

9. Sicurezza e violazioni

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate. In caso di violazione dei dati personali procediamo secondo la nostra procedura di gestione degli incidenti e, ove previsto, con la notifica al Garante entro 72 ore e la comunicazione agli interessati.

10. Community per commercialisti

Questo punto riguarda la community di domande e risposte tra commercialisti su app.espleta.it/community.

Quando chiedi l’accesso, o entri come studio cliente di Espleta, trattiamo nome, cognome, email, Ordine e numero di iscrizione all’Albo, e il momento in cui hai accettato le regole della community. Quando partecipi trattiamo le domande e le risposte che pubblichi e le loro modifiche, i voti «Utile», le segnalazioni che invii e la tua scelta sulle email. Per prevenire gli abusi registriamo i tentativi di richiesta con un’impronta cifrata dell’indirizzo IP, mai l’indirizzo in chiaro.

• gestire l’account e pubblicare i contenuti (art. 6.1.b GDPR);
• verificare che chi chiede l’accesso sia iscritto all’Albo, anche confrontando nome, Ordine ed email con l’elenco dei commercialisti che Espleta ha ricavato dall’Albo pubblico: l’esito aiuta il nostro personale, che decide sempre di persona (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR);
• moderare i contenuti, gestire le segnalazioni e prevenire gli abusi (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR);
• inviarti email di servizio: le nuove risposte alle tue domande, disattivabili dal profilo, e le comunicazioni sul tuo account o sui tuoi contenuti (art. 6.1.b GDPR).

Domande e risposte sono pubbliche: chiunque può leggerle e i motori di ricerca le indicizzano. Accanto ai contenuti mostriamo solo il nome e l’iniziale del cognome (per esempio «Maria R.»), oppure «Team Espleta» per le risposte del nostro personale. Cognome, email, Ordine e numero di iscrizione non sono mai pubblici: li vedi tu e il personale autorizzato di Espleta. Dei voti mostriamo solo il totale. Non pubblicare dati personali dei tuoi clienti o di altre persone: le regole della community lo vietano.

Il nostro personale può nascondere un contenuto o sospendere un account che viola le regole; in quel caso ti scriviamo il motivo. Per la community usiamo solo i fornitori del punto 5 (Supabase, Vercel e Resend). Puoi chiedere in qualsiasi momento la cancellazione del tuo account e, se vuoi, dei contenuti che hai pubblicato, scrivendo a supporto@espleta.it; per gli altri diritti vale il punto 8.

11. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata. La data in alto indica l’ultima revisione.